Tras la explicación en nuestro anterior post de la transformación digital y las causas por las que suele fallar en algunas empresas queremos, en este segundo post, profundizar en el día a día de una empresa nativa digital: ¿cómo trabajan sus empleados?, ¿cómo implantar el teletrabajo?, ¿qué ventajas tiene?, etc.

Partimos de la base de que en el mundo digital no hay barreras físicas, por eso los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar, a cualquier hora y con cualquier dispositivo. Lo que viene siendo el teletrabajo.

Pero que puedan hacerlo no significa que todas las empresas permitan esta práctica. De hecho, muchas compañías que están en plena transformación digital no ven con buenos ojos el teletrabajo. ¿Qué demuestra esto? Que aún no han adoptado una cultura digital.

¿Por qué hay empresas tan reticentes al trabajo en remoto?

Principalmente por desconocimiento y por miedo a perder el control sobre la productividad de los empleados. Así que vamos a desmontar estos miedos infundados:

MIEDO #1: Descontrol en el rendimiento de los empleados.

El rendimiento del trabajador no se puede controlar a menos que se use la tecnología adecuada para hacerlo. Esta se puede aplicar tanto a los trabajadores que trabajen en la oficina como a los que lo hagan en remoto.

MIEDO #2: No poder comprobar las horas que se trabaja.

Estar sentado en una silla de una oficina no implica que se esté trabajando. Además, en este caso también nos podemos valer de la tecnología para comprobar las horas trabajadas.

MIEDO #3: Falta de comunicación con el equipo.

Sentarse al lado de alguien no implica que te comuniques mejor con esa persona. Con las tecnologías actuales todos los miembros de un equipo pueden tener una buena comunicación independientemente del lugar donde se encuentren.

Por otra parte, este tipo de cambios no tienen que iniciarse de golpe ni mucho menos hacerlo de manera forzosa. Por ejemplo, antes de permitir el libre teletrabajo a todo el mundo se puede empezar dando flexibilidad horaria, luego permitir el teletrabajo algún día por semana, etc. Esto será suficiente para comprobar si los resultados merecen o no la pena.

Además, ten en cuenta que el teletrabajo no vale para todo el mundo. Hay gente que es incapaz de seguir una rutina si trabaja desde su casa o que simplemente necesita estar en la oficina para socializar con sus compañeros. El teletrabajo no es obligatorio en un proceso de transformación digital, pero sí el reconocimiento de que es algo viable e incluso positivo, tanto para la empresa como para los empleados.

Ventajas del teletrabajo

Ventajas para la empresa:

  • Empleados más motivados y felices, lo que implica mayor productividad y buena imagen de la empresa (que el empleado trasmitirá a los clientes).
  • Ahorro al no tener que invertir dinero en un espacio físico para el trabajador y los gastos asociados (electricidad, calefacción, etc.)
  • Competir con otras empresas para atraer y retener talento gracias al salario emocional que supone el teletrabajo.

Ventajas para los trabajadores:

  • Conciliación de la vida social/familiar con la laboral, entre otras cosas por el ahorro de tiempo que supone no tener que desplazarse a la oficina.
  • Trabajar en un ambiente más tranquilo evitando las distracciones que hay en la oficina (compañeros hablando por teléfono, interrupciones constantes…)
  • Aumento de motivación como resultado de la confianza que la empresa deposita en el empleado al permitirle trabajar donde quiera.

Nuestra experiencia

Como Welovroi ha nacido directamente con una cultura digital, voy a poner nuestro caso de ejemplo, que seguro que representa al de muchas otras empresas nativas digitales.

Para nosotros, trabajar online implica que nadie puede trabajar directamente con su ordenador guardando lo que haga en este, sino que tiene que guardar y compartir toda la información en las herramientas que tenemos contratadas para ello.

La computación en la nube nos permite tener un acceso rapidísimo a toda la información que necesitamos para trabajar donde sea y cuando sea, sin necesidad de usar un dispositivo concreto para poder hacerlo.

Nuestro equipo está distribuido por Europa, tenemos trabajadores en Asturias, Las Palmas de Gran Canaria, Asturias y Copenhague. Además, con este sistema de trabajo, podemos trabajar fuera de nuestro lugar habitual de residencia, como una de nuestras compañeras, que viajó por toda Asia durante varios meses mientras trabajaba en remoto.

Usar la tecnología para mejorar el rendimiento.

Te estarás preguntando cómo hacemos para comunicarnos si no trabajamos todos en la misma oficina. En realidad sí que trabajamos en la misma oficina, pero es virtual.

Me refiero a que usamos una herramienta que nos permite comunicarnos online: Slack. Desde aquí hablamos de todo lo relacionado con el trabajo por canales públicos, así todo el equipo está alineado porque estamos al tanto de lo que hacen los demás y de lo que pasa en la empresa en general. Además, tener una visión global de la carga de trabajo de cada departamento nos ayuda a organizarnos mejor entre nosotros.

También usamos esta herramienta para darnos los buenos días, felicitarnos los cumpleaños, etc. No vayas a pensar que no tenemos buen rollo o confianza por no trabajar todos en la misma oficina física.

¿Que si también usamos el email? Déjame pensar… ¿qué es eso? Lo cierto es que lo tenemos prohibido, salvo para comunicarnos con los clientes. Lo malo de los emails es que se pierden las conversaciones, no todo el mundo está en ellas y los adjuntos quedan enterrados entre cientos de emails. Por eso preferimos usar Google Drive para guardar los documentos y Slack para comunicarnos internamente.

¿Que qué pasa si necesitamos leer el email que un cliente le ha enviado a un compañero y no estamos en copia? Ni siquiera en este caso necesitamos reenviarnos el email. En estas situaciones iríamos a Cooper (nuestro CRM actual) y allí veríamos el histórico de emails intercambiados entre los clientes y cualquier miembro de nuestro equipo.

Como comento, la digitalización consiste en poner la tecnología a disposición de los empleados para mejorar su rendimiento en particular y el del negocio en general.

Usar la tecnología para medir el rendimiento.

Ya sabes que una cultura digital propicia el entorno del teletrabajo pero ¿puede evitar la digitalización que haya gente que lo aproveche para escaquearse de sus responsabilidades?

La respuesta es que no, al igual que no puedes evitar que tu compañero de oficina vea sus redes sociales en su jornada laboral, porque probablemente ni te enteres. Pero lo que la tecnología te permite saber es si cada empleado está cumpliendo o no con sus tareas. Al fin y al cabo, lo importante son los resultados, no las horas que cada uno caliente su silla.

¿Y cómo medimos los resultados? En nuestro caso usamos nuestros propios dashboards, donde tenemos nuestros objetivos para analizar su progreso. Sin embargo, no siempre se cumplen los objetivos (por desgracia), pero eso no implica que no se haya trabajado.

¿Cómo demostramos entonces nuestro trabajo? Usamos Asana para hacer el seguimiento de todas las tareas y Everhour para cronometrar lo que nos lleva cada una. Con Asana también reportamos cada viernes lo que hemos avanzado en cada proyecto que tenemos asignado, las dificultades con las que nos hemos encontrado, lo que hemos hecho para solucionarlo, etc.

También tenemos reuniones semanales de estatus para ponernos al día mientras nos vemos las caras por videoconferencia. Por último, usamos Geekbot para hacer nuestros stand-up diarios en Slack. En estos avisamos al resto del equipo de qué hicimos ayer, qué vamos a hacer hoy y si alguien nos bloquea.

Resumiendo

Sin la tecnología y nuestra cultura digital nos sería imposible darle soporte a nuestros clientes y además no lo podríamos hacer como hasta ahora, es decir, desde cualquier parte del mundo.

Para trabajar en la era digital solo necesitas tener una cultura digital que te brinde la tecnología necesaria para ser productivo, un ordenador y una buena conexión a internet. Bueno, también podemos incluir un café si eres de las personas que lo necesitan para arrancar el día. ☕